5 desafios na administração de um consultório odontológico
Todo mundo se preocupa, ou pelo menos deveria se preocupar, com a saúde bucal. Um profissional que atua nesse segmento, além de cuidar dos pacientes, também precisa saber como fazer uma administração de consultório odontológico apropriado para promover o desenvolvimento da clínica e um bom atendimento aos pacientes.
Construir uma marca confiável junto ao consultório odontológico demanda muito estudo, esforço e trabalho e, até mesmo a gestão da prática voltada para a saúde bucal, não sendo uma tarefa fácil.
As práticas mais bem-sucedidas se concentram na experiência do paciente. Tudo o que os profissionais de odontologia fazem durante o atendimento visa tornar a vida de cada pessoa que é atendida mais fácil e menos estressante, devolvendo saúde e bem-estar.
No entanto, o atendimento é apenas uma parte da rotina dos profissionais e gestores de clínicas.
Isso porque a administração de consultório odontológico está relacionada a diversas atividades, como realizar check ups, promover o empreendimento, fazer a gestão interna, entre outras tarefas recorrentes e tão importantes quanto cuidar de um paciente.
Um dentista estará sempre competindo com várias outras clínicas especializadas. Portanto, para se destacar, da limpeza dentária a uma cirurgia de risco, os profissionais precisam de eficiência a todo instante, além de alugar sala comercial acessível e adaptável.
Felizmente, a tecnologia pode ser empregada em diferentes setores de uma clínica odontológica, propondo soluções que podem ajudar os proprietários a enfrentar os desafios do dia a dia.
Para isso, vale identificar quais os conselhos e orientações que mais ajudam a melhorar as práticas de administração de consultório odontológico, tendo como foco a experiência do paciente e a rotina de um empreendedor da área da saúde.
Boas práticas da administração de consultório
Para alcançar e superar os desafios de uma administração de consultório odontológico, uma pessoa deve entender que, como figura central, está a experiência do paciente, desde a recepção e espera, até o atendimento e tratamento mais adequado em relação à saúde bucal.
As melhores práticas odontológicas trabalham arduamente para atender e superar as expectativas dos pacientes,como um gestão condominial para profissionais que atuam no setor de instalações elétricas.
Sendo assim, de início, é preciso entender quais são as melhores práticas que ajudam qualquer profissional da odontologia a chegar em um ponto de equilíbrio adequado.
Comunicação com o paciente
A comunicação é fundamental em qualquer segmento de negócios. É ainda mais essencial no nicho da saúde, levando em consideração que os pacientes são o aspecto mais importante, e tanto um dentista quanto outros membros da equipe devem se conectar com eles facilmente.
A comunicação clara, precisa e fácil é fundamental para a experiência ideal do paciente.
Quando eles sempre podem chegar a uma clínica odontológica e se sentem acolhidos, isso ajuda a aliviar a ansiedade sobre as próximas consultas e a própria experiência de atendimento em geral.
Para fornecer uma excelente comunicação frente a frente, é preciso ser atencioso e respeitoso desde o primeiro contato, inclusive no momento em que o paciente irá acessar o espaço junto a zeladores de condomínios.
A melhor forma de melhorar esse tipo de comunicação é treinar todos os colaboradores, com especial enfoque na equipe que cuida da recepção.
Uma recepção, muitas vezes, cria uma primeira impressão da empresa, por isso o profissional deve ser sempre:
- Dinâmico;
- Educado;
- Organizado;
- Simpático.
Quando a comunicação ocorre por telefone, geralmente para que os pacientes possam marcar ou desmarcar uma consulta, os sistemas telefônicos podem ser baseados em VoIP (Voice over IP), uma tecnologia que reúne o melhor dos dispositivos atuais ou por meio de aplicativos.
O uso de um sistema telefônico baseado em nuvem oferece aos consultórios odontológicos uma série de recursos benéficos.
Eles podem transferir e gravar chamadas, colocar pacientes em espera e muito mais, tudo por meio de uma plataforma intuitiva e de fácil manuseio.
O envio de e-mail também é uma maneira moderna de enviar lembretes de compromissos ou notificação de pacientes sobre ofertas e oportunidades quanto à saúde bucal.
A comunicação eficaz por e-mail é educada, direta e bem-escrita.
Portanto, aqui, é preciso verificar se as mensagens são revisadas antes de serem enviadas. Erros de digitação e gramática incorreta refletem de forma negativa para a empresa.
Ainda dentro da comunicação, as redes sociais também são um caminho a se trilhar pelos consultórios odontológicos.
Essa é uma maneira de se envolver com leads e aplicar o marketing de atração, ou inbound marketing.
Para isso, vale contratar um profissional que trabalhe na área de marketing e mídias sociais para garantir que as perguntas sejam respondidas profissionalmente, junto com a participação de dentistas e cirurgiões especializados na área de saúde bucal.
Desafios na administração de consultório dentário
Com em qualquer setor, há vários desafios comuns à administração de consultório odontológico. Seguindo as melhores práticas da comunicação e aproveitando a tecnologia certa, é necessário encarar de forma mais segura muitos deles.
Para se tornar um melhor administrador de um consultório odontológico, é preciso entender esses desafios e saber como enfrentá-los de frente.
- Equilibrando compromissos
Quanto maior a clínica odontológica, mais desafiadoras as consultas podem ser. Muitas vezes, esses espaços reservam atendimentos em excesso para evitar a falta de pacientes.
No entanto, isso pode causar dificuldades, pois pode não haver disponibilidade para que todos os pacientes sejam atendidos, e eles podem buscar outro consultório.
Por isso, é importante agendar as consultas com atenção, respeitando um intervalo de segurança entre os atendimentos.
Com isso, consegue-se garantir que os atendimentos serão feitos com qualidade, a sala será devidamente organizada e, caso seja necessário, será possível realizar procedimentos de urgência ao liberar a entrada a partir dos serviços de uma serviços de contabilidade preços sem que isso impacte a agenda.
Para que seja possível aplicar essa organização de forma mais otimizada, e permitir a visualização dos pacientes sobre a disponibilidade da agenda ou a ocorrência de urgências, a aplicação de soluções de software totalmente unificadas é uma interessante opção.
Isso porque é possível integrar as áreas, controlar a agenda de forma mais precisa e incluir informativos importantes de forma ágil, bem como confirmar consultas e ajustar horários.
Outra vantagem da ferramenta é que todos os profissionais conseguem acompanhar e inserir informação em tempo real, melhorando todo o gerenciamento.
Assim, um sistema telefônico baseado em nuvem, quando integrado ao software de administração de consultório, garante que nenhum paciente passe despercebido.
- Competindo com outros consultórios
É preciso encontrar um ponto de ruptura em que o consultório odontológico se destaque, sendo determinante para que um paciente possa se sentir confortável em escolher uma marca em detrimento a outra.
Os pacientes procuram desde a melhor experiência quanto o melhor preço possível, bem como um local em que confiem, da mesma forma que tutores de animais procuram por um hospital veterinário 24 horas em um momento de necessidade. Afinal, os profissionais tratarão diretamente da saúde e bem-estar.
Ainda assim, alguns pacientes podem preferir facilidades de pagamento.
Isso porque os procedimentos dentários podem ser caros e, embora os pacientes queiram garantir que o trabalho seja feito corretamente, eles podem não prever o investimento em um tratamento caro no momento e não conseguir arcar de forma imediata com o tratamento.
Desse modo, é importante verificar opções para oferecer o tratamento sem prejudicar o orçamento da clínica, ao passo em que é possível agregar facilidades para o pagamento do tratamento.
- Presença online e competitividade
Competir com outras empresas também significa ter uma boa estratégia de marketing, principalmente no campo digital, para se posicionar adequadamente e atrair pacientes.
Para isso, é preciso ocupar espaço nas redes sociais, como:
- Facebook;
- Instagram;
- LinkedIn;
- Twitter;
- Youtube.
Além disso, as campanhas via e-mail marketing podem ser utilizadas para lembrar os pacientes atuais sobre compromissos. Da mesma forma, através de uma agência de marketing, pode ser aplicado para o inbound marketing, de modo a atrair novos leads, ou seja, os clientes em potencial, ou nesse caso, pacientes.
A disponibilidade de um site amigável, tornando as pesquisas sobre o espaço e procedimentos, imagens com a organização e as salas, bem como informações das especialidades e os tratamentos faz parte da fidelização da marca, em conjunto com o marketing de conteúdo em blogs com textos e artigos especiais e que sanam as principais dúvidas dos pacientes antes da marcação da consulta.
- Soluções para problemas financeiros
Uma clínica odontológica lida com enormes somas de dinheiro todos os anos. Embora o desejo seja uma empresa lucrativa, pode haver várias dificuldades envolvidas, como encargos profissionais do setor e impostos devidos à Receita Federal.
Outro ponto é o gerenciamento de contas a receber. Por vezes, pacientes ou clientes atrasam os pagamentos, especialmente se alguém deve uma cirurgia ou serviços odontológicos de maior valor e que foram feitos para atender durante um imprevisto.
Isso, em alguns casos, pode se mostrar inevitável. Por isso é importante considerar aspectos para minimizar os riscos de isso acontecer.
Nesse sentido, existem algumas maneiras de manter o controle das contas a pagar e receber, que devem ser implementadas para otimizar o processo e torná-lo mais eficiente.
Uma delas é manter uma política de contas vencidas. Isso deve incluir, de forma clara e padronizada, o contato com os pacientes.
Com a implementação de um software CRM (Customer Relationship Management), ou gestão de relacionamento com o consumidor, tudo se torna mais simples de se administrar, assim como solicitar um laudo tecnico eletrico para empresas especializadas.
Além disso, há possibilidade de integração de softwares de administração de consultório, possibilitando entrar em contato com pacientes de forma mais efetiva, visualizando – por exemplo – problemas de cobrança a partir de alguns cliques ou toques no aplicativo.
Então, assim que a conta é paga ou o problema resolvido, o sistema é atualizado imediatamente, tanto de forma horizontal quanto vertical, reduzindo o risco de realizar uma cobrança indevida.
- Confidencialidade do paciente
Como em todos os serviços de saúde, a confidencialidade do paciente é de extrema importância. Qualquer profissional terá uma enorme quantidade de dados confidenciais em arquivo, e que não podem ser violados de maneira alguma.
Registros de saúde e informações de pagamento devem ser armazenados com segurança. Isso significa armários trancados e documentos digitais protegidos com senha e locação de mão de obra, o que os softwares cumprem de forma apropriada, desde que sigam todas as normas vigentes e sejam devidamente programados, afinal, incluem camadas de acesso e proteção, bem como criptografia.
A conclusão é que a confidencialidade do paciente é muito importante e, por isso, um fator essencial para ser acompanhado. Pode ser um desafio acertar, mas é imperativo que se faça, desde o princípio, com o apoio de ferramentas dedicadas.
Conclusão
Em suma, fazer a administração de consultório odontológico demanda dedicação e tempo, tanto quando um profissional da área está gerenciando sozinho ou compartilhando as responsabilidades com uma organização especializada.
As melhores práticas odontológicas se preocupam com os pacientes, pois são elas que elevam a odontologia para o próximo patamar.
Cada elemento do processo é simplificado, desde o pessoal da recepção, à estética da sala de espera com locação de guindaste e, por fim, a consulta e o tratamento mais adequado.
Pode parecer difícil por um momento, mas a administração do consultório odontológico está intimamente relacionada à organização e compreensão quanto às necessidades dos pacientes.
O uso de softwares dedicados a esse campo de atuação eleva a experiência odontológica e garante que os pacientes retornem à clínica dentária sempre, tornando a experiência do paciente menos intimidante e mais convidativa, além de tornar os fluxos de acompanhamento mais facilitados. Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
